Il existe plusieurs manières de collecter des données précieuses sur vos visiteurs :

 
→ À chaud, en leur proposant un dispositif d’écoute et d’engagement visiteur in-situ à la fin de leur expérience de visite, que ce soit sur une tablette ou via un affichage QR code. Cette stratégie comporte de réels avantages, notamment la prise de décision en temps réel.

 
→ À froid, en les sollicitant quelques jours plus tard via l’envoi d’un questionnaire par email. Ici aussi, il y a de nombreux bénéfices à interroger vos visiteurs une fois qu’ils ne sont plus au sein de votre lieu. Encore faut-il créer une campagne d’emailing efficace, afin de collecter un maximum de retours !

 
On vous donne tous nos conseils dans cet article 👇

 

Validez la stratégie de votre campagne

 
Prévoir bien en amont votre stratégie vous permettra d’anticiper les prochaines actions, et orientera vos choix en termes de contenu, de segmentation de votre base ou encore d’analyse de vos données.

 
Les questions à se poser :

 
🎯 Quelle cible ?
• Base de données : acheteurs via la billetterie en ligne, abonnés à la newsletter, détenteurs d’une carte fidélité, participants au livre d’or, etc.
• Segment précis : seulement les francophones, les résidents en France ou les internationaux, publics familiaux, primo-visiteurs de moins de 30 ans, etc. Découvrez plusieurs idées de segmentation des publics culturels dans cet article !

 
📝 Quel message ?
• Objectif : enquête de satisfaction post-visite, consultation sur les attentes de votre public pour préparer une réouverture, étude sur un projet de prospective menée par votre institution, etc.
• Intention : commerciale ou purement dans un cadre d’étude (cela a une importance du point de vue du RGPD, lire le point 3).
• Langue : si plusieurs langues sont prévues, il faut prévoir un email par langue.

 
📧 Quel type de campagne ?
• One-shot : pas de relance prévue
• Multiple : relance prévue (pour qui ? automatique ? manuelle ?)

 

Choisissez la plateforme d’envoi qui vous convient

 
Il existe de nombreuses plateformes pour créer des campagnes d’emailing. Certaines vous permettent une grande créativité pour créer un email aux couleurs de votre institution, d’autres sont plus classiques, toutes n’ont pas les mêmes fonctionnalités. À vous de choisir ce qui vous convient le plus !

 
Nos préférées chez GuestViews :
• Arenametrix, une plateforme CRM et marketing qui centralise les données semées par vos visiteurs et permet de faire des campagnes d’emailing personnalisées afin d’envoyer le bon message, à la bonne personne, au bon moment.
• Lemlist, un logiciel qui permet d’envoyer des campagnes personnalisées pour chaque contact (à l’aide de balises) et de prévoir des relances automatiques.
• MailChimp, une solution populaire, plus facile d’utilisation en termes de personnalisation et permettant de faire de belles campagnes attrayantes.

 
Voici, par exemple, un email envoyé via Arenametrix par le Mucem qui contient un lien vers leur livre d’or GuestViews.

 

 

Préparez votre base de données

 
Avant de lancer votre campagne, vérifiez que votre base de données est à jour et exploitable.

 
✔️ Vérification de la conformité au RGPD
• Si cette campagne a une visée strictement d’étude (les adresses emails ou les informations collectées ne seront jamais utilisées dans un cadre commercial), il n’y a pas besoin de s’assurer qu’un consentement explicite préalable a été recueilli.
• Si cette campagne a une visée commerciale, vous devez vérifier que les emails sont “opt-inés” – c’est-à-dire que l’utilisateur a donné un consentement explicite pour être recontacté dans un cadre commercial. S’ils ne le sont pas, vous ne pouvez pas les utiliser pour votre campagne
• Durée de conservation : Votre fichier respecte-t-il la date limite de conservation définie dans votre politique de conservation des données ?

 
🧮 Segmentation de la base
Filtrez votre fichier ou directement dans votre logiciel CRM, en croisant les critères définis lors de la mise en place de votre stratégie.

 
🆗 Vérification des adresses emails
Cette étape est importante car elle impacte le taux de délivrabilité. Si les serveurs d’emails considèrent votre nom de domaine comme fiable, vos campagnes auront moins de chance de se retrouver dans les SPAM. Plus une base de données est propre, meilleur sera le taux d’ouverture.

 
🗑 Suppression des doublons
Cela permet d’avoir un suivi plus précis de la performance de votre campagne (taux d’ouverture, de clics, etc).

 
⏏️ Import du fichier dans votre logiciel
Cela ne vous concerne que dans le cas où vous travaillez votre base à partir d’un fichier CSV. Tous les logiciels d’emailing ont un bouton d’import de fichier. Cependant, le fichier peut nécessiter un peu de modifications au moment de l’import (renommage des titres des colonnes notamment, pour coïncider avec la nomenclature de votre logiciel d’emailing).

 

Créez un contenu personnalisé et pertinent

 
Le contenu de votre email sera déterminant pour donner envie à vos contacts de participer à votre questionnaire. Cette étape prend du temps, pensez à la prévoir bien en amont.

 
Nos conseils pour un contenu percutant :

 
→ Choisissez un message unique et clair
L’email doit expliquer en peu de mots l’objectif de votre campagne et à qui elle s’adresse. Il faut éviter de multiplier les messages, pour ne pas perdre votre lecteur : un seul message, un seul bouton cliquable ! En plus du contenu, il est important de choisir un objet d’email percutant qui donnera envie de l’ouvrir.

 
→ Insérez un GIF ou une image en en-tête
Cela rendra votre email plus dynamique et attirant. Nous vous suggérons de choisir une photo de votre lieu, de votre exposition ou d’un paysage de votre région.

 
→ Ajoutez de la couleur
Attention à garder une harmonie visuelle (entre le visuel et les couleurs choisies, mais aussi avec la charte graphique de votre institution) et à garantir la meilleure lisibilité possible (par exemple, évitez le jaune sur du blanc).

 
→ Mettez en valeur le bouton de participation vers votre questionnaire
Pour un taux de participation maximal, le lien redirigeant vers votre enquête doit être bien visible et inciter le visiteur à cliquer dessus. Nous vous conseillons fortement de créer un bouton de couleur vive, d’une taille assez grosse et avec une phrase courte et incitative.

 
→ Vérifiez qu’il y a un lien « Version en ligne » dans l’en-tête de l’email
Selon la plateforme d’emailing choisie, les images, le bouton ou tout autre caractère spécial peuvent ne pas s’afficher dans l’email reçu. La version en ligne permettra aux contacts qui ne voient pas ces informations d’ouvrir l’email dans leur navigateur web et d’y avoir accès.

 
→ Relisez attentivement votre email final
Ce conseil est fondamental : vérifiez le contenu de votre email et si le(s) lien(s) redirigent bien vers votre enquête !

 
Voici, par exemple, un email envoyé via Arenametrix par l’Atelier des Lumières et la Monnaie de Paris.

 

 
💡 Bonus : La solution GuestViews propose une option Instant Gagnant, un jeu-concours automatique intégré au logiciel qui permet de faire gagner le cadeau de votre choix à des participants tirés au sort. C’est un bon moyen d’inciter à la participation ! N’hésitez pas à le mentionner au sein de votre email, en annonçant le gain en jeu ainsi qu’une date limite de participation afin de créer un sentiment d’urgence et booster votre collecte.

 

Envoyez votre email au bon moment

 
Il n’existe pas d’heure ou de jour spécifique qui vous assurerait une participation maximale ! Vous pouvez tout de même avoir une idée du bon moment en analysant vos précédentes campagnes. Chez GuestViews, nous évitons les lundis (risque de se perdre dans tous les mails du week-end) et les vendredis (risque que de nombreuses personnes soient déjà en week-end).

 

Gérez vos relances

 
Relancer votre base permet de capter les visiteurs qui auraient remis leur participation à plus tard ou qui n’ont tout simplement pas ouvert l’email. Nous vous recommandons de n’en faire qu’une. En effet, la relance implique un risque : vos visiteurs pourraient se sentir sur-sollicités et se désabonner de votre liste pour ne plus recevoir d’email de votre part.

 
Si elle est automatique, il vous faudra programmer en amont sur quel critère elle se déclenche (taux d’ouverture et taux de clic sur le bouton) et à quel moment (7 à 10 jours après le 1er envoi).

 
Si vous faites la relance manuellement, nettoyez la base pour n’inclure que les personnes qui n’ont pas ouvert l’email précédent.

 
Dans les deux cas, modifiez légèrement le contenu et l’apparence du message pour tenter de mieux capter l’attention cette fois-ci.

 

Suivez la performance et tirez des conclusions

 
Nous vous conseillons de faire le point 7 jours après l’envoi de votre email sur la performance de votre campagne. Suite aux résultats, vous pourrez affiner votre stratégie et décider des prochaines étapes.

 
Les infos à suivre :
• Nombre de désinscrits / Taux de délivrabilité
• Taux d’ouverture
• Taux de clics sur le bouton
• Taux de transformation de votre campagne : diviser le taux d’ouverture par le nombre de participants à votre questionnaire.

 
 
Vous souhaitez mettre en place une écoute active pour mieux connaître vos visiteurs, et ainsi améliorer leur expérience de visite ? Contactez notre équipe pour voir ce que l’on pourrait imaginer ensemble 💌